Pulsundersøkelser - Verktøyet for å øke trivsel hos medarbeiderne

Å sende ut medarbeiderundersøkelser har lenge vært sett på som noe man gjør en gang i året, man tar en titt på svarene, presenterer resultatene i en fin powerpoint og så går man videre. Men med den strategien går du glipp av mye nyttig informasjon. Det finnes en annen måte å bruke undersøkelser på som har positiv påvirkning på personalet og veksten av bedriften. Du vil lære om det i denne artikkelen.

Faktisk kan pulsundersøkelser være et verktøy som hjelper deg med å få engasjerte ansatte, en mer attraktiv bedriftskultur og enda høyere salg. Men det krever at du gjør dem på riktig måte, og med riktig formål.

I denne artikkelen går vi gjennom:

Hva er hensikten med pulsundersøkelser?

Hvordan pulsundersøkelser er knyttet til trivsel

Hvorfor det har skjedd en stor endring

Hvorfor årlige undersøkelser ikke fungerer

Hvordan en moderne pulsundersøkelse skal se ut

Hvordan måle resultatene dine og utføre de riktige handlingene

Hvordan bruke Winningtemp for å lykkes

2 inspirerende eksempler på suksess

Hva er hensikten med pulsundersøkelser?

Formålet med pulsundersøkelser kan være forskjellig for ulike organisasjoner. Det kan handle om lederutvikling, eierstyring, få inn meninger eller kanskje bare å følge arbeidsmiljøloven. Men det er ett spørsmål som ifølge forskningn er viktigst for at en organisasjon skal fungere bra – Hvordan har egentlig de ansatte det?

Hvis dine medarbeidere har det bra og og føler seg trygge på sin arbeidsgiver, vil det også være til fordel for virksomheten din og dens vekst. Tallene taler for seg selv:

En positiv medarbeideropplevelse viser reduksjon i personalomsetning og 4 ganger høyere lønnsomhet

Glade mennesker er 12 % mer produktive

Bedrifter med høyt medarbeiderengasjement er 21 prosent mer lønnsomme.

Bruker du derfor tid og ressurser for å øke trivsel blant dine medarberidere vil du dermed se en positiv forbedring i organisasjonen din.

– I vår bransje ønsker alle å tiltrekke seg de beste medabeiderne. Da må vi forstå hvordan de har det, om det er noe vi kan gjøre bedre eller noe vi bør gjøre annerledes. Det er ikke nok å forstå det en eller to ganger i året. Vi må rett og slett forstå våre medarbeidere så godt som mulig, for å skape et så godt miljø som mulig. Det er kritisk for en god bedrift.»

Fredrik Ring, administrerende direktør i Avega Group

Så hvordan får du medarbeiderne til å føle seg bra? Det er her pulsundersøkelser kan spille en stor rolle.

Pulsundersøkelsens rolle for bedre trivsel

Et av de beste verktøyene for å få medarbeiderne til å føle seg bedre, er å benytte seg fullt ut av undersøkelsene. Dersom en pulsundersøkelse gjøres på riktig måte, med god frekvens, riktig type spørsmål og effektiv oppfølging, kan det ha stor betydning for hvordan dine ansatte har det i bedriften.

En godt utført strategi fører til:

Medarbeiderne dine føler seg sett og hørt

Meninger kan uttrykkes takket være anonymitet

Problemer kan luftes på et tidlig tidspunkt

De ansatte føler en høyere grad av tillit til organisasjonen

Du kan tilpasse handlingene dine i stedet for å bruke bare generelle tiltak

Du bygger en sterkere tillit mellom medarbeidere og ledere

Men for at pulsundersøkelser skal gi gode resultater, kreves det at du oppdaterer strategien din basert på medarbeidernes behov og syn på engasjement.

Den store endringen i pulsundersøkelser

Den klassiske metoden går ut på at du sender ut en årlig spørreundersøkelse som det tar et par timer å svare på og deretter samler du resultatene i løpet av et par uker eller måneder til en rapport som du presenterer for alle ansatte. Den strategien fungerer ikke lenger. 

Organisasjoner innser i økende grad at resultatene av årlige undersøkelser raskt blir foreldet, de trenger en enorm mengde analyse, og det er vanskelig å lage konkrete handlinger for å håndtere problemene som oppstår.

Sofia Sandberg, People & Culture Manager i NA-KD, mener årlige undersøkelser ikke passer inn i dagens moderne måte å jobbe på.

«Min oppfatning av årlige undersøkelser er at de bare fører til at folk snakker om tidligere problemer i stedet for de som finnes i dag. Fordi vi jobber som startup og hele tiden holder et høyt tempo med mange endringer fungerer det ikke å snakke om problemer som ikke lenger er aktuelle.»

Hvorfor årlige undersøkelser ikke gjør jobben

Dagens medarbeidere har høyere krav enn tidligere generasjoner. I dag er følelsen av å bli hørt viktigere enn noen gang. Før var en bonus å dele sine meninger og ha mulighet til å påvirke arbeidskulturen, i dag er dette et krav.

Hvor hørt tror du medarbeiderne føler seg hvis de blir spurt om trivsel en gang i året? Hva du spør, og hvordan du spør om det, sender et signal om hvor mye du bryr deg om dine ansatte. Så når du sender ut standardiserte spørsmål en gang i året, viser du at du egentlig ikke legger stor vekt på å spørre medarbeiderne om deres trivsel.

Og i verste fall blir problemene verre fordi det kan ta flere måneder å sammenstille resultatene, og dermed kommer løsningen for sent.

Årlige undersøkelser betyr også en slags enveiskommunikasjon. Dine ansatte bruker et par timer på å svare på spørsmålene, deretter samles alle svar, og det samlede resultatet presenteres av ledelsen. Respondenten får aldri en sjanse til å utfordre spørsmålene, gi mer nyanserte svar eller stille spørsmål ved hensikten med undersøkelsen. Dette kan føre til en sterk følelse av hierarki i bedriften som skaper en ubehagelig arbeidskultur.

– Metoden for å gjennomføre undersøkelser annethvert år var ekstremt treg. Kritikk eller synspunkter var ofte utdatert, og noen ganger glemt, før de nådde den ansvarlige lederen og ledergruppene.»

Linda Björk, HR-sjef i Framtidenkonsernet.

Så hvordan kommer du opp med en effektiv strategi for dine undersøkelser?

Hvordan en moderne pulsundersøkelse skal se ut

Så hvis årlige undersøkelser ikke er løsningen, hvordan kan løsningen se ut? Svaret finner vi i hyppige pulsundersøkelser.

Pulsundersøkelser kan publiseres en gang i uken eller en gang i måneden. De inneholder som regel færre og kortere spørsmål, med svarskalaer og ulike valgmuligheter, som gjør det enkelt for den ansatte å svare. Dette øker vanligvis engasjementet til deltakeren, da det er raskt å svare, men likevel kan utgjøre en stor, positiv forskjell.

Hensikten med å ha hyppige pulsundersøkelser er fremfor alt at problemene og svarene kan behandles i sanntid. Resultatene vil for eksempel være et perfekt grunnlag for diskusjon før medarbeidersamtalene.

Problemene som kan dukke opp til overflaten besvares med konkrete handlinger på svært kort tid. Dette gjør at du kan stoppe problemene før de har vokst seg store. Og husker du hva handlingene dine sier om deg som arbeidsgiver? 

Tar du grep for å handle ut fra svarene fra pulsundersøkelsene, vil du vise at du tar medarbeidernes trivsel på alvor, noe som vil øke engasjementet og motivasjonen blant dine ansatte.

Til slutt får du også muligheten til å beholde dine beste talenter, fordi de føler at de blir hørt og at du bryr deg meningene deres. På denne måten skaper du en arbeidskultur hvor dine beste talenter ønsker å bli, og de beste talentene på arbeidsmarkedet vil også ønske å jobbe med deg.

«Winningtemps pulsundersøkelser har hjulpet oss med å løse problemer og finne utviklingsmuligheter raskere, noe som nå også hjelper oss å beholde våre beste talenter. Plattformen støtter oss også i å utvikle selskapet sammen med de ansatte som føler seg mer involverte. "

Sofia Sandberg, People & Culture Manager i NA-KD

Hvordan forstå resultatene og innføre de riktige tiltakene

Som med alt annet som bidrar til suksess, er det viktig at du måler innsatsen. Men når det kommer til et så diffust område som de ansattes trivsel, kan det virke litt vanskelig. Er det virkelig mulig å måle hvordan noen har det, og hvordan vet man hvilke tiltak som må til for å øke trivselen?

Det var med disse spørsmålene i tankene vi utviklet Winningtemp. Winningtemp er en plattform som gir deg verktøyene til å ta temperaturen på hvordan dine ansatte har det, øke engasjementet deres og gjøre målbare forbedringer.

I plattformen kan du sende ut automatiserte spørsmål, der svarene deretter analyseres og presenteres i form av tall. Du kan dermed «ta tempen» i hele organisasjonen din innen tema som for eksempel lederskap, autonomi, arbeidsglede og mye mer. Tallene hjelper deg å holde oversikt over hvilke områder som krever tilsyn, og hvilke områder som går mot en positiv retning.

Nøkkelen, som du nå har lest om, er å bruke hyppige pulsundersøkelser, og det er nettopp her plattformen vår kommer inn i bildet.

Ved hjelp av avansert AI, og forskning fra over 600 internasjonale studier, har vi utviklet spørsmål innen 14 av de viktigste områdene for en god arbeidskultur. Du kan sende ut disse spørsmålene så ofte du vil, samle svarene anonymt og presentere resultatene enkelt og pent i plattformen. Men det som kanskje er best av alt er at man får forskningsbaserte forslag til tiltak basert på de svarene man får.

Viser resultatene at en bestemt avdeling underpresterer? Winningtemps AI gir deg forslag til hvordan du kan øke effektiviteten. 

Viser resultatene at en person har problemer med å forstå arbeidsoppgavene sine? AI`en vil foreslå hvordan du bør håndtere situasjonen.

Hva er resultatene av pulsundersøkelser fra Winningtemp?

Siden 2014 har Winningtemp hjulpet over ufattelige mange selskaper med å utvikle arbeidskulturen og fokusere på de ansattes trivsel.

Etter å ha brukt Winningtemp i bare ett år, har våre kunder i gjennomsnitt rapportert:

-30% i personalomsetning

-26 % i opplevd negativt stress på arbeidsplassen

+21 % økning i medarbeidertilfredshet

Flere fordeler med Winningtemp

Du kan forutsi om noen er på randen av utbrenthet

Du kan se fremtidige trender på arbeidsplassen rundt sykefravær eller oppsigelser

Du kan opprette en toveis og anonym kommunikasjon gjennom kommentarer

Du kan bygge et forum der medarbeiderne føler seg trygge på at stemmene deres blir hørt og behovene dekket

Du slipper unødvendig administrasjon – Alt styres automatisk inne på plattformen

Du trenger ikke bruke tid på fine presentasjoner – Alt presenteres i visuelle dashboards i plattformen

Du kan legge planer for både enkeltpersoner og team, hvor de selv kan følge utviklingen og dermed øke engasjementet

NetOnNet håndterer konflikter før de blir store problemer

NetOnNet har de siste årene fokusert på å bygge et relasjonsorientert lederskap for å øke engasjementet. Det ble vanskeligere da pandemien startet, og de innså at det også var behov for innsiktsbasert ledelse. De valgte å bruke Winningtemp for å opprettholde et høyt engasjement for organisasjonen, selv når mange jobbet eksternt.

Resultatene til Winningtemp har bare vært positive. De kan nå håndtere konflikter før de blomstrer opp i store problemer. Slik blir arbeidet enklere for HR-avdelingen fordi de unngår høy personalomsetning. Det gikk også raskt å implementere systemet og det var enkelt for medarbeiderne og ledere å lære seg alt.

GetAccept har gått fra magefølelse til data

De siste årene har GetAccept vokst i rakettfart, og med det har det kommet noen utfordringer. Hvordan opprettholder du en god arbeidskultur og høyt medarbeiderengasjement, når det stadig kommer nye medarbeidere?

Ved hjelp av Winningtemp har GetAccept holdt styr på tallene gjennom hele reisen, og for eksempel jobbet ut et snitt på 9,1 av 10 i kategorien Ledelse. De har gått fra magefølelse til konkrete data og kan hele tiden utvikle nye initiativ for å maksimere tall og engasjement, selv under den raske veksten.

Er du nysgjerrig på hvordan Winningtemp kan hjelpe deg med å øke medarbeiderengasjement, maksimere arbeidsgleden og ta vekst og salg til nye nivåer? Bestill en gratis demo i dag for å se om plattformen er noe for din organisasjon.