Hur du använder data för att bygga en effektiv People Strategy

Nyligen gjorde vi en undersökning som avslöjade flera intressanta, men kanske inte så överraskande insikter kring våra kunders viktigaste utmaningar. Resultatet visade att de flesta inom HR anser att datainsamling kring medarbetarnas välmående borde vara högst upp på prioriteringslistan.

Datainsamling innebär inte att våra mänskliga känslor, behov och rädslor ska bli reducerade till simpla datapunkter. Tvärtom! Användning av data innebär att organisationen är beredd att lyssna. De vill veta hur deras anställda mår, vad de har för bekymmer, och sen ta datadrivna beslut som bidrar till utveckling och högre välmående bland medarbetarna.

“Förväntningarna från dagens medarbetare förändras, och vi behöver använda en bredare definition av produktivitet. Vi behöver inkludera samarbete, lärande och välmående så att varje medarbetare känner att de utvecklas och trivs. Det här gäller för både nyexaminerade medarbetare och de som redan har jobbat en längre tid. Samarbete, lärande och välmående behöver flätas samman med när, vad och hur människor vill arbeta.”

Satya Nadella, VD på Microsoft.
Extracted from The Next Great Disruption Is Hybrid Work—Are We Ready?

Organisationer världen över försöker återgå till en känsla av normalitet efter ett och ett halvt år av osäkerhet. Du behöver nu bygga en trygg grund att stå på. Och det kan du göra genom att börja samla in realtidsdata.

Med realtidsdata kan du se hur dina medarbetare känner kring de stora förändringarna och hur det påverkar deras syn på företagets arbetsmiljö, syfte, vision och värderingar.

Tänk på att datan du samlar in reflekterar din egen organisation. Den kommer att hjälpa dig skapa, stärka och optimera din HR-strategi. Med datan kan du undvika fördomar och antaganden, och förstå dina medarbetares underliggande behov.

Målet är inte att endast mäta och analysera, utan att skapa riktig förändring. Och att visa dina medarbetare att du faktiskt lyssnar och bryr dig.

För högre transparens och påverkan

Arbetsuppgifter (81%) och arbetsmiljö (53%) är de största anledningarna till uppsägningar.
Källa

HR har ett stort ansvar i att lyssna på organisationens medarbetare. De behöver inspirera och aktivera sina kollegor, för att säkra att kulturen och jobbprocesserna går hand i hand med deras känslomässiga och mentala behov. Samtidigt behöver HR demonstrera kopplingen mellan engagerade medarbetare och tillväxt.

Ledare inom HR har möjlighet att bidra till både företagets affärer och tillväxt genom att visa konkret data som stödjer HR-strategin. Det kommer dels att skapa en transparent kultur och även bevisa hur initiativ inom HR kopplas till de övergripande affärsmålen.

Att göra mjuka värden mätbara

76% av företagets värde tillskrivs medarbetarna.
Källa‍

En förändring ligger i luften. Tidigare har mjuka värden ansetts vara för okonkreta för att mäta, eller för att kunna knytas till omsättningen. Men tiderna har förändrats. Tack vare digitaliseringen och den accelererade utvecklingen av HR tech har nu även de mjuka värdena blivit mätbara. Dessutom har värderingar och välmående gått från att vara “nice to have” till att vara ett  “must have”. Vi ser företag som gör om sina HR-strategier från grunden för att fokusera på behoven och åsikterna bland personalen. De vill guida dem istället för att styra och försöka kontrollera deras produktivitet och tid.

Det handlar inte bara om att använda HR för att styra. Det handlar om att skapa en medarbetarupplevelse med människan i fokus.

Som ledare för företagets kultur och värderingar, behöver du en systematisk process för att ta rätt beslut, skala och för att kunna mäta kraften och resultatet av din People Strategy.

Använd data som din kompass

I en effektiv, långsiktig People Strategy delar alla i organisationen samma vision, och det finns en tydlig bild över hur strategin leder till målet, ett steg i taget. Men det är fortfarande viktigt att se över var det finns förbättringspotential. Du behöver kraften i realtidsdata för att identifiera problem som behöver tas hand om direkt för att röda flaggor inte ska bli en del av din kultur.

Exempel - Långsiktiga mål:‍‍

1. Mål: Att minska personalomsättningen

Bryt ner det stora målet i enkla, realistiska handlingar genom att använda data för att spå hur många som är på väg att sluta, var den största risken finns, varför de lämnar, och hur du kan förhindra det. Vanligtvis behöver ledare jobba med HR för att avgöra vilka triggers som finns. Det kan finnas flera olika faktorer, som till exempel karriärutveckling, lön, personlig utveckling, roller, lågt engagemang, dålig kommunikation eller låg meningsfullhet.

Pricksäker data kan antingen rikta rampljuset på gömda klagomål eller på elefanten i rummet som ingen vågar ta upp. För bästa resultat kan du använda HR Tech som använder sig av “machine learning” för att analysera miljoner av datapunkter. Då kan du identifiera vilka medarbetare som löper högst risk att lämna, och få förslag på konkreta åtgärder för att förhindra detta.

Winningtemps funktion “Smart Prediction” är ett sånt exempel. Där kan du få databaserade förslag på åtgärder för att minska risken för hög personalomsättning.

Med relevant data i ryggsäcken, kan du anpassa din kortsiktiga strategi för att fokusera dina handlingar på rätt saker, vilket i slutändan hjälper dig att forma den långsiktiga strategin.

2. Mål: Boosta välmåendet hos medarbetarna

Välmående är vanligtvis (med all rätt) på toppen av agendan när det kommer till HR-initiativ. Dock är begreppet välmående inte alltid så lätt att enas kring. Det som innebär välmående för en viss grupp eller vissa personer är inte nödvändigtvis välmående för andra. Så hur vet du säkert vad välmående innebär för dina medarbetare? Svaret är enkelt - samla in data.

Som ett konkret, kortsiktigt mål, kan du börja med att ge dina medarbetare ett tryggt, anonymt sätt att göra sina röster, tankar och idéer hörda. Lyssna aktivt och följ upp utan att riskera deras anonymitet. Deras feedback och den övergripande känslan från datan borde styra dina långsiktiga strategier och framtida värderingar.

Fokusera på rätt saker i din People Strategy

En People Strategy utgår från organisationens företagsmål, vision och mission och skapar konkreta HR-initiativ och system som gör om strategin till åtgärder.

Som Sara Holmberg, HR-chef på Winningtemp förklarar: “Börja med att fråga dig själv: var är vi som företag? Och vart ska vi? Din People Strategy måste vara i balans med företagets vision, mission, värderingar, önskat beteende och den övergripande strategin.”

När du har synat er vision i grunden, så kan du se genom bruset och fokusera på att ta de bästa besluten framåt.

Nu är det viktigt att din strategi hjälper dig i rätt riktning. För att säkra att ni tar rätt beslut framåt, behöver du ta reda på vilken fas organisationen befinner sig i. Företagets mognad avgör strukturen, budgeten, företagsmålen, och med det, vilket fokus som HR bör ha.

Några exempel på hur olika fokusområden inom HR kan skilja sig beroende på företagsmål:‍

När organisationen växer, så behöver även din People Strategy växa i samma takt. Dock finns det en faktor som förblir densamma genom hela resan - att vårda en positiv och inkluderande medarbetarupplevelse.

Som Rahat Joshi, People Scientist på Winningtemp beskriver det:

“Medarbetarupplevelsen är hjärtat av företagets People Strategy."

"Enligt mig inkluderar medarbetarupplevelsen varje aspekt av ens arbetsliv. Från ens dagliga interaktioner med ledare till en känsla av stolthet som de känner när de berättar om sitt företag”.

Det största ansvaret hamnar på HR. De ska bygga en process och säkra att kärnan i ens People Strategy fortsätter leva efter samma syfte - att bygga en meningsfull medarbetarupplevelse.

Använda AI och Analysverktyg för att stötta HR

57% av de som använder AI inom HR arbetar för att förbättra medarbetarupplevelsen.
Källa‍

Enligt Gartner kan AI-baserade lösningar hjälpa till att sköta flera HR-tjänster och därmed hjälpa HR att personifiera sina strategier och förbättra medarbetarupplevelsen.

Men på ett avsnitt av “The McKinsey Podcast”, menar McKinseys delägare Bryan Hancock att majoriteten av företag fortfarande använder “ytliga analysverktyg” istället för att verkligen undersöka den tillgängliga datan:

“Frågan är; hur många företag gör mer än det ytliga arbetet med sina data-analyser? Vilka tar faktiskt tillvara på de stora mängder data som kommer in och kombinerar dem med forskningsbaserade teorier om vad som faktiskt driver engagemang i en organisation? Hur många företag ligger så långt fram i sin utveckling? Väldigt få.”

Finns det verktyg som kan hjälpa dig att komma åt den här datan? Absolut, men vet du vad du ska mäta? Även om du har samlat in rätt data, hur använder du den för att göra skillnad på riktigt?
‍

Du måste mäta det som är relevant. Och det är exakt det som People Analytics hjälper dig att göra.‍

People Analytics är en kombination av kvantitativ data och kvalitativa insikter som tillåter dig att både samla in och använda den viktiga datan.

En variation av HR-verktyg utrustar dig med GDPR-skyddad medarbetardata som kräver lång erfarenhet och analytisk förmåga att förstå, agera utifrån och använda i skapandet av en hållbar process för att mäta KPI:erna effektivt.

Det viktigaste du borde använda dina insikter till, är att svara på “Varför”. Varför dina medarbetare mår som de gör. Den här datan hjälper dig att sätta KPI:erna i rätt sammanhang och använda feedbacken för att optimera din strategi och ta datadrivna beslut.

People Analytics hjälper dig att ligga i framkant när det gäller rekrytering, hitta utvecklingspotentialen bland ledarna, sätta rätt företagskultur och jobba med de områden som påverkar medarbetarupplevelsen. Det ger dig tillgång till en skattkista av viktiga insikter som kan hjälpa dig att utforska nya möjligheter, förstå varför medarbetare lämnar, och förstå varför de väljer att stanna.

Enligt CIPD behöver en People Analytics Strategy ha följande tre mål:

• Koppla ihop data från medarbetarna och företagets data för att informera ledare och hjälpa dem att ta beslut.
• Underlätta för HR-chefer att använda insikter från analyser för att designa och implementera de rätta HR-aktiviteterna.
• Mät HR’s effektivitet i att leverera mot sina mål.

Erfarna HR-experter undersöker hela medarbetarens livscykel för att samla in och studera relevanta mätetal så att de kan hitta möjligheter, identifiera talanger och jobba aktivt mot en positiv medarbetarupplevelse. Det finns flera KPI:er att mäta när du optimerar din People Strategy. Allt från bredare mätetal kring hur HR presterar, till att mäta ROI på varje medarbetare.

Men om du är i startgropen och vill komma igång på ett enkelt sätt, så kan du börja med att mäta följande mätetal för att analysera och förbättra företagets medarbetarupplevelse:

Avslutningsvis‍

Om vi har lärt oss någonting från det senaste årets massuppsägningar, så är det att våra anställda söker efter en drastisk förändring. En förändring kring utdaterade regler och gamla normer som håller dem tillbaka, istället för att låta dem växa och frodas. Och du behöver ha den rätta utrustningen för att kunna lyssna och vara den som bidrar med den efterlängtade förändringen.

Att samla in tillräcklig medarbetardata borde inte vara slutmålet. Du måste jobba med den tillgängliga datan för att förstå åsikterna hos dina medarbetare, och hur de tänker kring framtiden. Först då kan du kan du förstå hur du kan hjälpa dem att nå sin fulla potential. Det är där People Analytics spelar en stor roll i att lyfta din People Strategy. Så att du kan förbereda dig för framtidens arbetskultur och bygga en kultur som strävar efter framgång, men också uppmuntrar empati och förståelse.