Resources
Blog
Engasjer de ansatte før vi går over til 2023!
Chelsea Milojkovic
March 23, 2022
Minutes
Pandemien endret på arbeidsplasser verden rundt. Hvilken kategori lander organisasjonen din på nå? Er dere kun digitale, alltid fysisk på stedet eller hybride?
Nå er spørsmålet: Hvordan kan du utvikle engasjementstrategien din for å få mest ut av det oppsettet dere har nå? Hvor må du legge ekstra fokus for å hjelpe folk med å jobbe effektivt?
Her er en liste med ideer du kan implementere for å å øke medarbeiderengasjement, slik at alle i bedriften din kan arbeide på best mulig vis, sammen.
Fokuser ekstra på: Informasjonsdeling (både praktiske og mer tilfeldige ting)
Du har allerede sørget for at alles fysiske hjemmekontor holder standarden for ergonomi og er godt utstyrt. Supert! Men … hva med firmaets digitale kontor? Dette besøker de jo også hver dag! Vet alle hvor alle «dokumentskapene» er, og hvordan man bruker dem? Hva med de nyansatte?
Det kan virke som en enkel ting, men fillagring kan ofte være innfløkt, og dette kan føre til frustrasjon og at man føler seg isolert. I tillegg er det et ekstremt vanlig problem. I en studie gjort av CSO Insights svarte 83 prosent av deltagerne at de hadde problemer med å finne de dataene de trengte for å gjøre jobbene sine.
Hvis du ikke har rettet fokus mot dette allerede, er det svært viktig å lage et standardisert system for hvordan selskapet og alle avdelingene oppretter, lagrer og deler filer.
Bonusoppgave: Fullbyrd det nydelige, nyorganiserte digitale kontoret deres ved å laste opp et dokument som oppdateres fortløpende med en fullstendig oversikt over organisasjonen. I dette dokumentet kan dere beskrive alle de ansatte sine roller og ansvarsområder. På et fysisk kontor pleier det å være lettere å finne ut denne typen informasjon ved å gå rundt i lokalet. På hjemmekontoret er det mer nødvendig å ha denne oversikten i et dokument.
Hvorfor trengs alt dette? Fordi de ansatte har lyst til å engasjere seg i arbeidet sitt og med kollegaene sine. Eliminer alt som kan stikke kjepper i hjulene for dette!
«Frem til nå nylig, jobbet man på kontoret. Vi har alltid hatt noen som jobbet over nett, men disse brukte nettet som en bro til kontoret. Nå er det omvendt. Fremtidens kontor vil fungere som en inngang til den digitale arbeidsplassen, som du har tilgang til via #WFH-systemet ditt.»
– CEO og Grunnlegger Tobi Lutke, Shopify
Det ville vært litt forstyrrende med et kontor som var 100 % stille, ikke sant?
Det samme gjelder et digitalt kontor.
Du bør passe på at det er en god informasjonsflyt (utenfor møter), i tillegg til at det er sidekanaler for mer løs prat.
Dette er helt nødvendig for nyansatte som bringes inn på en heldigital arbeidsplass. Hvordan snakker folk med hverandre? Hva jobber folk i andre team med? Arbeidskulturen finnes også på nett. For å lage en inkluderende atmosfære er det lurt å skape ulike diskusjonsforum hvor alle kan delta, og gjøre det tydelig hvor disse samtalene finner sted.
Her er noen forslag hvis selskapet ditt bruker Slack:
• Gjør kanalene deres strømlinjeformede. Arkiver gamle kanaler, og sørg for at eksisterende kanaler har gode beskrivelser. Hvis du gjør dette, vil du kanskje ikke trenge å lage en oversikt over hvilke samtaler som foregår hvor. Men hvis det fremdeles føles som en jungel, bør du lage en oversikt! Du kan se på det som et begynnersett som hjelper nyansatte med å forstå hvor ulike samtaler foregår.
• Oppmuntre til åpne kanaler fremfor lukkede kanaler og direktemeldinger. Dette vil ikke bare være med på å skape en mer inkluderende digital arbeidsplass, det vil også være en taktisk fordel når ulike avdelinger skal samarbeide.
La folk vise deg hva de brenner for! Oppmuntre nyansatte til å dele videoer hvor de forteller om hvilke hobbyer de har, hva som opptar dem, familie, kjæledyr osv.
Vi gjør dette på Winningtemp, og det er FANTASTISK. Vi har gang på gang sett hvordan dette skaper et utgangspunkt for mer organiske samtaler med nye kollegaer. Istedenfor å stille kjedelige spørsmål, kan du spørre de nyansatte om kaninen deres, gi et kompliment for DJ-ferdighetene deres, og så videre.
Introduksjonsvideoer bidrar også til å gi de nyansatte et stort, selskapsdekkende «Velkommen!» , noe som ellers ofte mangler i en digital kontekst.
Hvorfor er dette viktig? Å føle tilhørighet i et selskap fra første dag vil gjøre undere for onboarding-prosessen, og det fører umiddelbart til større engasjement. En studie gjort av BambooHR viste at det er 18 ganger mer sannsynlig at ansatte som har hatt en effektiv onboarding føler seg investerte i organisasjonen sin.
Du har sikkert hørt dette tusen ganger før, men vi sier det igjen – lek leker sammen! Bonuspoeng om du kan finne leker der folk går sammen i tilfeldig sammensatte grupper for å samarbeide. En virtuell «escape room»-utfordring er et godt eksempel.
Hvorfor er leker effektive? Leker skaper en mer udefinert form for samhandling. Oversatt til en tradisjonell kontorsetting fungerer disse lekene litt som praten ved vanndispenseren, eller stedet hvor man henger av seg jakkene i gangen.
I disse mer udefinerte rommene utjevnes hierarkier. Dette tilrettelegger for mer avslappet interaksjon, som i visse tilfeller kan føre til store ideer og fremskritt. Hvilken rolle man har blir uvesentlig, og det er ofte først da vi kan begynne å trekke uventede koblinger.
Fokuser ekstra på å: skape like muligheter
Frem til hologrammer blir allemannseie, vil vi fortsette å ha møter med kollegaene våre over videosamtaler. Møter i en hybridkontekst følger som regel et hybridformat. Et eksempel er at to personer som sitter på kontoret kommuniserer med en tredje kollega som arbeider over nettet. Når det gjelder allmøter, er hybridformatet noe som innebærer ekstra utfordringer.
Hvordan kan du sørge for at alle føler seg hørt, og at de bokstavelig talt blir hørt, både via datamaskinens høyttalere og av de som er på samme sted som dem?
Tenk over at kontorlandskapet bør tilrettelegge for at videosamtaler blir en del av hverdagen.
Sørg for at det er lett å koble datamaskiner til skjermer (et klassisk IT-problem) og høyttalere i rommet. Sørg for å ha alle de riktige innstillingene og Bluetooth-installasjonene på plass. Utstyr hvert møterom med anvisninger om hvordan du kobler deg til. Fortsett å justere disse helt til det er lett for alle å forstå.
I større møter er det viktig at vi har et håndsopprekningssystem. Ellers vil kun de mest høylytte og selvsikre stemmene bli hørt.
Hvis det er flere personer i det samme, fysiske rommet i en videosamtale, er det lurt å bruke et system (noe man holder opp for eksempel) for å signalisere at man har noe å si.
Dette er spesielt viktig sett fra et likestillingsperspektiv. En undersøkelse gjort av den ideelle organisasjonen Catalyst viste at «45 % av kvinnelige ledere mener at det er vanskelig for kvinner å ta ordet i digitale møter.» Og at «i den siste tiden har en av fem kvinner følt seg ignorert eller oversett av kollegaene sine under videomøter.»
En stor del av vår sosiale kapital bygges via interaksjonene vi har med folk ansikt til ansikt. Dette skjer spesielt i mer udefinerte rom, som for eksempel rundt kaffemaskinen. Det vil i mange tilfeller være så å si umulig for ansatte som 1) jobber på et operativt nivå og 2) jobber via nettet å få snakket fjes til fjes med den øverste ledelsen i organisasjonen.
Hvordan kan du tilrettelegge for at alle, uansett hvor de befinner seg fysisk, har en lik mulighet til å påvirke ulike avgjørelser, bygge tillit og ytre meningene sine? Tro oss, maktforskjellene som hybridarbeid kan resultere i er svært reelle. Her er noen effektive strategier for å motvirke urettferdig forskjellsbehandling mellom de som jobber på kontoret og de som jobber andre steder:
• Fastsett tider hvor man kan gi feedback, ros og ha andre karriererelaterte samtaler som er relevante for alle. På denne måten vil for eksempel ikke forfremmelser påvirkes av hvem som har hatt mest tid med ledelsen, men heller av gitte vurderingskriterier og -prosesser.
• Gi ut invitasjoner på forhånd når dere organiserer mer hverdagslige fysiske sammenkomster, slik at de som jobber over nett også har mulighet til å komme hvis de vil.
• Arrangementer og leker for hele selskapet må være noe som alle deltar på – også hele ledelsen. Dette vil bidra til å skape disse mer udefinerte rommene hvor alle stiller mer likt.
• Støtt ansatte i å uttale seg om eventuell ulikhet og eksklusjon som de har opplevd som følge av å arbeide over nett. Bruk en anonym plattform, hvor alle kan uttrykke seg fritt og anonymt, til å samle inn tilbakemeldinger fortløpende. Denne konstante strømmen av tilbakemeldinger vil hjelpe ledelsen og HR-avdelingen med å oppdage maktforskjeller innad i hybrid-teamene, og å ta grep for å motvirke dem.
Sett ekstra fokus på: komfort og trygghet
Pandemien har resultert i at vi vet at vi kan gjøre databasert arbeid hjemmefra. Overraskende nok, er det mange som syntes at hjemmekontoret var å foretrekke. Dette betyr at man i en rekke industrier, hvis man opererer som en 100 % fysisk oppmøtebasert bedrift, nå konkurrerer med arbeidssteder som tilbyr de ansatte å arbeide hjemmefra.
Løsningen? Gjør kontoret mer komfortabelt og hjemmekoselig! Selv om en full oppussing kanskje ikke er mulig, kan du se om det finnes noen små grep som kan gjøres. Oppgrader sofaene på pauserommet. Sett opp en korktavle hvor folk kan henge opp morsomme bilder fra forrige firmafest. Kjøp finere håndsåper til toalettene og fyll opp med sanitærprodukter for kvinnene. Og så videre og så videre – små ting kan gjøre en stor forskjell.
Tips: Be om tilbakemelding på hvilke ting som ville bidratt til de ansattes komfort. Du vil få overraskende mange konkrete og gjennomførbare forslag.
En enkel forkjølelser pleide å være vanlige på kontoret – men i dag tolereres ikke dette i samme grad som før.
Alle har fått nye redskaper og strategier for å unngå smitte. Vanlige virkemidler er bruk av antibac, masker og hjemmekontor. For å sikre at de ansatte som møter opp fysisk føler seg trygge, kan du beholde de restriksjonene som gir mening for din organisasjon. For eksempel kan antibac og antibakterielle tørkekluter plasseres rundt om på kontoret.
CIPD anbefaler at man stiller seg tre spørsmål for å vurdere tryggheten på en arbeidsplass:
1. Er arbeidsplassen trygg og støttende nok?
2. Er du fleksibel i fremgangsmåten din?
3. Hva er best for helsen og ytelsen til medarbeiderne dine?
Snufsete? Vanligvis overser vi mindre symptomer. For en oppmøtebasert bedrift betyr dette at man må være veldig tydelig på når de ansatte bør jobbe hjemmefra. Og hvorvidt det forventes at de jobber hjemmefra dersom rollen deres tillater det.
Disse retningslinjene bør også konstatere hva de ansatte bør gjøre hvis noen de har ansvar for, for eksempel et barn eller en forelder, blir syke.
Tydelige beskjeder vil bidra til komfort og trygghet.
Chelsea is Winningtemp’s Copy Whisperer. Her daily mission is to encourage people around the world to step into a new & improved era of employee experience. A native of California, Chelsea’s dreams of mist and stone brought her to Sweden’s west coast where she plans to frolic and write forever and ever.
Hvis du er interessert i å finne ut mer om hva Winningtemp kan tilby din organisasjon, ta kontakt med vårt salgsteam.
