Forvandle møtene dine fra kjedelig til engasjerende diskusjoner

En ny studie viser at vi har flere møter enn noensinne. Men det er sjelden at de er effektive. For at vi sammen skal lykkes, er det nødvendig at møtene våre er effektive og engasjerende og at vi ikke kaster bort tiden til medarbeiderne våre. Møteeksperten Fredrik Bauer har som et mål å redde verden fra kjedelige, ineffektive møter, og her deler han sine beste tips.
 
Etter to år med pandemi, har hybridmøter begynt å bli en del av hverdagen. Selv om vi lærer hele tiden, er det en stor risiko for at dagens møter har ikke den samme kvaliteten som før. Det er ofte tekniske problemer med kameraer eller mikrofoner, men det er også vanlig at feil personer blir med på møtet, eller at møtet ikke har en klar hensikt.
 
Tilbakevendende problemer kan lett føre til at du bruker krefter på unødvendige møter og mister motivasjonen i arbeidet ditt. For at vi skal være i stand til å bygge en god kultur på arbeidsplassen, må vi begynne å legge større vekt på engasjement og miljø i møtekulturen vår. På denne måten kan møtene våre bidra med energi og inspirasjon som tar organisasjonen et steg prestasjoner.
 
Vi traff møteeksperter Fredrik Bauer på en Lunch & Learn, og i denne artikkelen får du vite mer om hvordan møtevanene våre har endret seg under pandemin, hva du kan gjøre for å lage møter som engasjerer og hvordan dine møter kan bidra til en bedre arbeidsplass.

Hvordan har møtevanene endret seg under pandemien?

Årets studie ble sammenlignet med resultatene fra en tilsvarende studie fra 2019 og resultatene viste blant annet at:
 

• Antall møter har økt
• Mange opplever at møtene har mer struktur/kontroll i dag
• Over 50 % av deltakerne er usikre på hva som bestemmes under møtene
• Mange opplever at møtene sjelden er effektive
   

Dessverre ser det ut til at vi får stadig flere møter. De blir mer strukturerte, men de blir ikke mer effektive. Så vi må bli flinkere til å vurdere hvorfor vi har møter og sørge for at møtene vi booker har et klart gjennomtenkt formål.

Hvordan får du engasjerte deltakere?

For å få engasjerte deltakere, er det først og fremst nødvendig at rett personer er med. Tenk over hvem du trenger for å oppnå hensikten med møtet. La de andre heller få jobbe uforstyrret slik at de på den måten kan gjøre en forskjell for bedriften.

En annen ting du kan gjøre er å sende ut dokumentasjon i forkant av møtet, slik at alle deltakere kjenner til agendaen, og raskt kan engasjere seg i samtalen.

Husk at møter er ment for å skape diskusjoner, ikke monologer, sier Fredrik. Hvis det bare handler om å dele informasjon, så finnes det mye mer effektive måter å gjøre det på. Oppfordre deltakerene til å delta i diskusjonen under møtet, og gjør det enkelt for dem å gjøre sin stemme hørt for å øke engasjementet.

Hvordan får du deltakerne til å huske det som ble gjennomgått i møtet?

Under møtet er det viktig at du gjør det tydelig når en beslutning blir tatt. Å oppsummere møtet mot slutten vil også hjelpe deltakerne med til å huske møteagendaen. På denne måten husker deltakerne det viktigste som ble sagt på møtet, og belønningssystemet i hjernen utløses.

Vi ønsker å kunne fortelle til kolleger eller familien vår hva som ble bestemt på vårt siste møte, sier Fredrik. Hvis vi ikke kommer til å gjøre det, har møtet ikke hatt noen effekt. Det er best å avslutte møtet med at alle deltagerne får mulighet til selv å si si hva de skal gjøre utifra det som har vært bestemt på møtet, og når det skal gjøres.

Bør vi begrense antall hybridmøter?

Fredrik mener det er veldig vanskelig å få til et effektive hybridmøtet. Teknologien i dagens kontorer er ikke tilpasset for å inkludere mennesker både på avstand og på plass på samme tid. Det er ofte vanskelig å gjøre stemmen din hørt hvis du er med på et møte digitalt. De andre som er fysisk i rommet kan ha problemer med å kommunisere med deg.

Derfor bør du tenke over hva som er hensikten med møtet. Kan møtet foregå helt digitalt? Eller er det et behov for å at møtet skal være 100 % fysisk? Velg møtet som kommer til å passer best til formålet ditt. 

Jeg tror vi vil kommer til å sette pris på de fysiske møtene enda mer enn vi gjorde før pandemien. Digitale møter har blitt normen, og derfor må vi legge mer vekt på verdier i de fysiske møtene for at de skal føles verdt å ha. Det er ikke hensiktsmessig å holde et fysisk møte som like gjerne kunne ha vært digitalt. Derfor skal du våge å velge om møtet skal være digitalt eller fysisk. 

‍