Ting å tenke på i medarbeider- og utviklingssamtaler: 7 smarte råd

Hvordan skaper du effektive medarbeidersamtaler som engasjerer og hjelper medarbeidere til å prestere bedre? Der medarbeideren utvikles og dere setter tydlige mål? Med de rette stegene skaper du vellykkede medarbeider- og utviklingssamtaler. Og under deler vi disse stegene. Les videre for 7 smarte råd å tenke på i medarbeidersamtaler!

Avhold en-til-en-samtaler kontinuerlig

En av de største feilene bedrifter gjør når det gjelder medarbedersamtaler er å se på de som et unødvendig onde som må fås unna en gang i året. Men slik er det overhodet ikke! En-til-en medarbeidersamtaler er noen av de beste anledningene for ledere og medarbeidere å utvikle seg og sette mål som åpner opp for medarbeidernes potensiale. Allikevel holder hele 72 % av alle bedrifter årlige medarbeidersamtaler i følge en undersøkelse av SHRM. Samtidig viser en undersøkelse av Gallup att 86 % av medarbeidere  ikke anser årlige medarbeidersamtaler som effektive for sin utvikling. Ikke nok med det – årlige utviklingssamtaler er dessuten kostbare. Et selskap med 10 000 medarbeidere betaler omkring $2,4–35 millioner i arbeidstimer som ikke gir resultater. Hvorfor har bedrifter da grodd fast i årlige medarbeidersamtaler? Jo, tidligere var jobbene ofte mindre spesialiserte, og det var overskudd av arbeidere. Fokuset var å identifisere medarbeidere som ikke presterte for å kunne bli kvitt dem. I dag er situasjonen en ganske annen. For det første innser man nå at medarbeidere kan coaches til å prestere bedre. For det andre er rekrutteringsprosesser kostbare, og mange jobber krever ekspertkompetanse. Det er som oftest mangel på medarbeidere. Derfor er regelmessige en-til-en-samtaler så viktige. Interessant nok sier 68 % av medarbeidere som får regelmessige tilbakemeldinger at de er fornøyd med arbeidsplassen sin. Risikoen for at medarbeidere med ledere som avholder en-til-en-samtaler hver andre uke føler seg utbrent er 84 % mindre enn for medarbeidere som ikke har disse samtalene.

Coach i stedet for å dirigere

Vårt andre steg å tenke på i medarbeidersamtale? Coach i stedet for å gi ordrer. En leder er en som løfter andre og hjelper dem til å nå sitt fulle potensial. Forskning viser at konstruktiv kritikk i medarbeidersamtalen ikke bidrar til å bygge opp medarbeidere, men heller drar dem ned. Det gjelder selv for den typen medarbeidere som kan virke åpne for tilbakemeldinger. I medarbeidersamtalen handler det ikke om å fortelle medarbeideren hva som skal forbedres og hvorfor, men i stedet høre på og jobbe sammen med hen. Hva er medarbeiderens styrker? Svakheter? Mål og ønsker? Hvordan kan disse optimaliseres i tråd med den ansattes arbeidsoppgaver og bedriftens målsetting? Medarbeidersamtaler er perfekte tidspunktet for å veilede teammedlemmene i hvordan de kan vokse i rollene sine.

Vis medarbeidere hvordan de kan bidra i medarbeidersamtalen

Å avholde medarbeidersamtale på riktig måte er en ferdighet – noe du som leder er klar over. Coach derfor medarbeidere til å delta i samtalen. Medarbeidere må kunne forstå hva som forventes av dem for at samtalene skal være effektive. Er du usikker på hvilke spørsmål du burde stille og vice versa for medarbeidere? Våre medarbeidersamtalemaler hjelper deg til å planlegge vellykkede en-til-en-samtaler. Malene hjelper deg til å strukturere medarbeidersamtalene på samme måte uansett om det er du eller en annen leder som holder i trådene, noe som betyr et bedre og jevnere resultat.

Skreddersy medarbeidersamtalen med digitale verktøy

Hva er en av de største feilene med såkalt "tradisjonelle" medarbeidersamtaler og utviklingssamtaler? Jo, de tar utgangspunkt i gjennomsnittet. Men, som denne TEDx-presentasjonen av L.  Todd Rose, Harvard Graduate School of Education, viser er det ikke noe som heter "gjennomsnitt" når man skal tilpasse et system til grupper av mennesker. I dag finnes det heldigvis digitale verktøy som gjør det mye lettere å tilpasse prosesser, og som medvirker til at individers positive styrker kommer tydelig fram. Winningtemp er et slikt verktøy. Vi hjelper din organisasjon med å skape en bedre arbeidsplass for de ansatte så de kan prestere bedre ved å måle medarbeiderengasjementet. Det finnes også et avstemningsverktøy på vår plattform (se her for en gjennomgang). I gjennomsnitt ser brukeren av Winningtemp etter ett år at personalomsetningen minsker med 30 %, negativt stress på arbeidsplassen minsker med 26 % og trivselen blant medarbeiderne øker med 48 %. Med et verktøy som Winningtemp kan du skreddersy medarbeider- og utviklingssamtaler for ditt team. På denne måten kan du utnytte deres styrker og egenskaper maksimalt.

Forbered dine medarbeidersamtaler

Hvordan du som leder hjelper medarbeidere til å utvikle seg i sine roller avhenger i stor grad av medarbeidersamtalen. Derfor er ikke dette samtaler man bare "tar som de kommer". Forberedelse er alfa og omega for at dialogen skal være gjennomtenkt og ha en tydelig hensikt. Før medarbeidersamtaler skal man tenke på hva man vil diskutere med hver enkelt medarbeider. Ta en titt på medarbeiderens prestasjon og trivsel (noe du enkelt kan gjøre med innsamlede data i verktøy som Winningtemp). Sørg for å ha fokus på å utvikle  medarbeideren i stedet for å vurdere hen. (Kanskje har du ikke muligheten til å diskutere med alle mederbeiderne i ditt team – deleger i så fall samtalen til medarbeiderens nærmeste leder. Sikre at kvaliteten på samtalen opprettholdes i hele organisasjonen ved å avholde workshops og opplæring for ledelsen.)

Grip muligheten og utvikle deg som leder

Ordet "medarbeidersamtale" er noe villedende. Medarbeidersamtaler handler også om at du som leder kan utvikle deg i din rolle. Til syvende og sist er medarbeidersamtale og utviklingssamtale noen av de beste anledningene for å vokse som leder. Og de aller fleste arbeidsplasser trenger ledelsesutvikling. Ifølge Gallup er kun 18 % av ledere veldig gode til å lede andre. 20 % er middels gode på det. I medarbeidersamtalen skal du både se tilbake på hva medarbeideren og du som leder gjorde bra, og hva som kunne vært gjort bedre. Be om feedback fra medarbeiderne og vær åpen for diskusjon.

Følg opp etter medarbeidersamtalen

Medarbeidersamtaler skal ikke ses på som enkelthendelser eller noe som avsluttes når dere går ut av møterommet. De bygger på hverande – kun på den måten kan medarbeidere utvikle seg. Det gjelder å følge opp samtalene for at de virkelig skal gi en merverdi. Dere kan for eksempel legge opp til regelmessige avstemninger i Winningtemp og sømløst fortsette medarbeidersamtalen der dere slapp. Og der har du dem – de syv stegene å tenke på under medarbeidersamtalen. Medarbeidersamtalen handler, som du ser, om både å utvikle og utvikles. Med disse stegene skaper du samtaler som øker arbeidsgleden og engasjementet. Medarbeidere føler at jobben deres er viktig, at de vokser i rollene sine og at de er delaktige. Ønsker du å bruke disse stegene med en gang? Ta kontakt med oss for en gjennomgang om hvordan vi kan hjelpe deg videre!

‍