Distansarbete: Så skapar du ett engagerat team

Distansarbete är en del av många företags vardag. Jobb hemifrån kan innebära fördelar såsom ökad produktivitet, men också utmaningar. Hur skapar du ett välpresterande team då medarbetare måste tackla problem såsom ensamhet och isolation, som i värsta fall tär på deras motivation och engagemang? I den här guiden får du verktygen du behöver för effektivt distansarbete. Läs mer här nedan!

Distansarbete kräver en egen strategi

Studier visar att distansarbetare är produktivare än sina kontorsarbetande kollegor. Men enligt företaget Buffers årliga distansarbetsundersökning känner sig samtidigt 20% av distansarbetare ensamma, 20% anser att distansarbete för med sig kommunikations- och samarbetssvårigheter och 18% har svårt att pausa från sitt arbete utanför arbetstimmarna.

De här utmaningarna påverkar arbetsprestationen. För att medarbetare ska kunna prestera optimalt måste de känna sig engagerade i sitt arbete. Som vi noterar i vårt blogginlägg om distansledarskap visar studier och forskning bland annat att medarbetarengagemang resulterar i 21% mer lönsamma och dubbelt så innovativa företag.Oengagerade medarbetare innebär, å sin sida, kostnader såsom höga rekryteringskostnader. Att ersätta en medarbetare på ingångs- och mellannivå kostar mellan 30%-150% av dennes årslön. För chefer är motsvarande kostnad närmare 400%.Så, hur förbättrar du distansarbetet så att medarbetare känner sig engagerade och presterar väl? De här sex strategierna hjälper dig lyckas.

1. Påminn medarbetare om er mission

Enligt Gallup är en företagsmission ett av de bästa sätten att skapa ett starkt team, oberoende av medarbetarnas ålder. Med distansteam, där ni inte befinner er fysiskt på samma plats och arbetsplatsen känns mindre konkret, är det extra viktigt att vara tydlig med vad missionen och syftet med arbetet är så att det känns motiverande och engagerande.Ett sätt att göra er mission mer levande är att knyta målsättningar och resultat till den. Om er mission till exempel är att erbjuda den bästa kundtjänsten kan uppnådda mål konkretiseras med siffror, såsom antalet nöjda kunder.

2. Bygg en arbetskultur med tydliga gränser

Ett av distansarbetets problem är att medarbetare inte kan skilja åt privat- och arbetstid. En fungerande distansarbetsplats kräver tydliga gränser för arbetet. Först och främst är det viktigt med tydlig målsättning. Endast med mål och ansvarsområden vet medarbetare var gränserna för deras arbete går.Men medarbetare måste även ges de rätta verktygen för att lägga upp sitt arbete. En undersökning av 187 arbetstagare visar att bättre tidsplanering är ett enkelt sätt att engagera medarbetare. En idé för att utnyttja de här insikterna är att ge medarbetare de rätta färdigheterna genom att arrangera en tidsplaneringsworkshop för dem - samtidigt blir det lättare för medarbetare att planera sina arbetsdagar så att de har ett tydligt slut.

3. Utvärdera er kommunikation

Hur väl er kommunikation fungerar kan vara avgörande för medarbetarengagemanget. Fråga dig själv och teamet hur väl er kommunikation fungerar idag. Hur kan den förbättras? Kan ni till exempel besluta er för att alla i teamet kollar sin mailkorg vid vissa tidpunkter under dagen för att försäkra er om att medarbetare kan arbeta ostört, men att kommunikationen samtidigt löper smärtfritt? Ni kan även planera in dagliga samtal. Ett 15-minuters samtal i början på dagen kan vara ett bra sätt att peppa varandra och lägga tydliga mål för dagen. I slutet på dagen kan teamet å andra sidan utvärderar dagen som gått och lägga upp uppgifter för nästa dag.

4. Ha en plan för att ge feedback och beröm

Enligt en studie omfattande 200000 arbetstagare uppgav 79% att orsaken för deras beslut att säga upp sig var att deras arbetsinsats inte uppmärksammats. Samtidigt var företag som visade uppskattning märkbart lönsammare. Att ge feedback och beröm är ett enkelt sätt att hålla distansarbetare engagerade.Sporadiskt beröm är självklart bättre en inget beröm, men för att berömmet ska ha önskad effekt är det viktigt med en kontinuerlig process. Dessutom visar exempel på att konkretare beröm har större verkan.I ett experiment av Wharton School fick personer som jobbar med insamlingsaktiviteter för universitet träffa studenter som fått stipendier och såg på så sätt hur deras arbete haft en positiv inverkan på dessa studenters liv. Två månader efter experimentet hade de samlat in 295% mer pengar än normalt.Genom att ta fram case för din produkt kan du visa dina medarbetare vad för resultat deras arbete har och på så sätt öka engagemanget för distansarbetare. Ännu bättre? Boka in samtal med kunder där dina medarbetare får tala direkt med dem och förstå hur viktigt deras arbete är.Vår egen plattform på Winningtemp ger Performance Management-verktyg som låter dig ha regelbundna utvecklings- och prestationssamtal. Du kan läsa mer om funktionen här.

5. Gör det lätt att umgås med teamet

En studie av Society for Human Resource Management visar att 77% av medarbetare anser att medarbetarrelationer är en av de viktigaste faktorerna för att de ska känna sig engagerade. Distansarbete innebär att man inte kan umgås vid fikat eller lunchen lika spontant som då man ses varje dag på kontoret. Ensamhet och isolering kan ha en stor inverkan på engagemanget. Därför är det viktigt att en distansarbetsplats erbjuder möjligheter för medarbetare att umgås på andra sätt.Lägg till exempel upp ett virtuellt chattrum där medarbetare kan umgås (ett verktyg som fungerar bra för ändamålet är Slack). Du kan också boka in virtuella fikastunder och roliga aktiviteter, däribland spelkvällar för teamet.

6. Följ kontinuerligt upp på medarbetarengagemanget

Ett inrotat sätt att hantera medarbetarengagemanget på arbetsplatser är att hålla årliga medarbetarundersökningar. Idag kan de här undersökningarna ändå göras fortlöpande med digitala verktyg. I fråga om distansarbete blir behovet för dylika verktyg extra tydligt.Genom att hela tiden samla in feedback får du exaktare resultat och kan implementera åtgärder snabbare. Hanna Havelius från E.ON, en av våra kunder, säger om kontinuerliga medarbetarundersökningar:

En kollega till mig gjorde en bra jämförelse. Med de årliga medarbetarundersökningarna fick vi ett fast resultat att förhålla oss till, mätt vid enbart ett tillfälle. Medan vi med Winningtemp löpande mäter temperaturen i verksamheten. Istället för att enbart mäta ”vädret” pratar vi snarare om ”klimatet”, då vi följer trender och förändringar i temperaturen över tid och analyserar orsakerna bakom. Det ger oss mycket bättre förutsättningar att arbeta aktivt med att åtgärda eventuella problem och utveckla det som är bra.

Vill du veta mer om hur ditt distansteam kan använda våra medarbetarundersökningar? Winningtemps plattform ger dig verktygen för kontinuerlig uppföljning på ditt teams välbefinnande och prestation. Våra undersökningar är baserade på forskning och ger dig steg för att förbättra arbetsmiljön vid behov. Läs mer om hur Winningtemp fungerar för distansteam.