Distansledarskap: 7 tips som hjälper dig lyckas

Distansarbete ställer nya krav på ledarskap. För att teamet ska lyckas måste ledare överkomma problem såsom kommunikationssvårigheter och medarbetare som känner sig isolerade. Så, hur lyckas ledare på bästa sätt bygga team som är engagerade och produktiva även då arbetet sker hemifrån? I det här blogginlägget får du de 7 viktigaste stegen för framgångsrikt distansledarskap.

1. Uppdatera era målsättningar

Jobb hemifrån kan i många hänseenden vara effektivare än kontorsarbete. Enligt en studie från Stanford University kan distansarbete öka produktiviteten och hjälpa medarbetare att fokusera bättre.För att uppnå dessa fördelar är det viktigare än någonsin att du sätter tydliga och individuella mål för varje medarbetare och uppdaterar deras prestationsnyckeltal. Medan det är lätt att utforma mål för vissa medarbetare (t.ex. inom försäljning och kundservice), kan andras målformulering kräva att ni sätter er ner och funderar över vad medarbetarens strategiska månads- och årsmål är (t.ex. expertjobb).

2. Kom överens om hur teamet kommunicerar

För att leda effektivt måste kommunikationen fungera. Forskning av University of South Florida visar att distansarbetare känner sig mer isolerade och har svårare att dela information. Sätt dig ner med teamet för att tillsammans diskutera hur ni bäst samarbetar och kommunicerar.När håller ni möten? Hur kommunicerar ni (med Slack, e-post eller andra verktyg)? Använder ni virtuella verktyg för att organisera era projekt? Var tydlig med arbets- och ansvarsfördelningen. Missförstånd och kommunikationsproblem kan snabbt äta upp arbetsmotivationen och -engagemanget så etablera en tydlig kommunikationsplan från start.

3. Var närvarande för dina medarbetare

Som ledare är det extra viktigt att du bygger relationer med dina medarbetare och visar dig närvarande. Börja till exempel samtal med småprat och bygg en starkare relation med de du jobbar med. Du kan även öppna upp en timme per dag i din kalender; under den här tiden kan medarbetare ringa upp dig för att diskutera arbetet och andra relaterade ämnen.Distansledarskap kräver även att du blir en riktigt bra lyssnare. Det är svårare att veta hur dina medarbetare mår om du enbart kommunicerar med dem på distans. Håll individuella möten med dina medarbetare i alla fall varannan vecka. De här samtalen kan följa en standardmall som ni lägger upp och ni kan bland annat diskutera vad som varit bra, vad som kan förbättras och lägga upp en plan för de kommande veckorna.

4. Håll effektiva distansmöten

Produktiva möten är en nyckel till bättre distansledarskap. Fokusera på att göra era möten så effektiva som möjligt med de här tipsen:

• Kolla att tekniken fungerar innan ni börjar ert möte.
• Håll mötestiden till 15-30 minuter.
• Ha en tydlig mötesagenda och se till att personen som håller mötet följer den. Annars kan de övriga lätt bli frustrerade och känna att deras tid inte uppskattas.
• Ge en person uppgiften att ta mötesanteckningar som sedan delas med de övriga mötesdeltagarna.
• Be mötesdeltagarna att fokusera under mötet och avstå från att läsa sina e-poster eller göra annat jobb under tiden.
• Planera in tid så att alla på mötet har möjlighet att dela med sig av sina åsikter och feedback.
• Bestäm ett datum för ett avstämningsmöte och be alla mötesdeltagare att färdigställa eventuella mötesuppgifter innan ett visst datum.
• Dela mötesprotokollen med hela organisationen, till exempel genom att spara dem i en gemensam mapp.

5. Ge medarbetare de rätta arbetsverktygen

Distansarbete kan vara nytt för många medarbetare. Hjälp dem lyckas genom att guida dem i hur de på bästa sätt använder sin hemmamiljö för produktivt arbete och hur de sätter ihop en ergonomisk och hälsosam arbetsstation, till exempel genom att få tillräckligt med ljus och luft.Enligt forskning av det tyska Hans Böckler Foundation jobbar många distansarbetare längre än kontorsarbetare. Gränsen mellan det privata och arbetstid smälter ihop, vilket i värsta fall kan leda till sämre prestation och utbrändhet. Föreslå stresslösande aktiviteter såsom lunchpromenader, yoga eller meditation och ge medarbetare de rätta verktygen att dra gränser för sitt arbete.

6. Stärk gemenskapen

En studie som omfattade 3500 distansarbetare visar att ensamhet är en av de största problemen för medarbetare som jobbar på distans. För att motverka att de känner sig mindre engagerade eller att teamkänslan försvinner är det viktigt att du som ledare stärker gemenskapen.Du och ditt team kan till exempel starta dagen med ett “incheckningsmöte” där ni diskuterar vad ni fokuserar på under dagen och uppgifter som medarbetare kanske behöver hjälp med. Var generös med att dela med dig av berömmande ord och använd virtuella verktyg såsom Slack för att både diskutera arbetsuppgifter, men även för att småprata.Avsluta dagen med ett “utcheckningsmöte” där teamet delar med sig av framgångar och misstag som ni alla kan lära er av. Då och då kan ni som team hålla virtuella fikastunder eller ett och annat virtuellt TV-spel för att höja teamkänslan.

7. Följ upp på arbetsglädjen

Sist men inte minst kräver distansledarskap att du följer upp hur engagerade och nöjda medarbetare känner sig. Medarbetarengagemang är, oberoende av om arbetet sker på ett kontor eller hemma, en av de viktigaste grunderna för ett lönsammare företag. Enligt en studie av Gallup är företag med engagerad arbetskraft 21% mer lönsamma. Forskning visar även att företag som investerar i medarbetarupplevelsen är dubbelt så innovativa.Om du hela tiden har koll på hur teamet känner för sin arbetsplats kan du även snabbare åtgärda problem. Virtuella verktyg som vårt eget verktyg hjälper dig mäta dina medarbetares arbetsengagemang och -glädje. Kunder som använt Winningtemp i mer än ett år har bl.a. ökat arbetstillfredsställelsen med 48%.Vill du veta mer om hur du kan använda virtuella verktyg för att skapa team som jobbar lika bra på distans som på kontor? Winningtemps automatiserade frågeutskick hjälper dig ställa rätt frågor och tillhandahåller dig som ledare med insikter för att förbättra ert teamarbete.