Motivera medarbetare

Hur motiverar du medarbetare, även då ni arbetar på distans? Coronapandemin resulterade i att allt fler företag arbetar helt eller delvis på distans. Men att engagera medarbetare och motivera dem kan kännas svårt.

Ett team som inte spontant kan samlas för en fika eller utbyta idéer i korridoren har inte samma möjligheter att känna sig som en del av gruppen och arbeta mot ett gemensamt mål. Så, hur kan du motivera medarbetare oberoende av var och hur ni jobbar? Här är 6 sätt som hjälper dig skapa en engagerande arbetskultur.

1. Gör kommunikationen så tydlig som möjligt

Studier visar att medarbetare i genomsnitt är produktivare om de arbetar hemifrån, speciellt då de arbetar utifrån en hybrid modell där man fördelar arbetet mellan kontor och hemmet. Men samtidigt kan distansarbete påverka motivationen. En undersökning gällande hur distansarbete, som orsakats av coronapandemin, påverkade medarbetares välmående visar att arbetsmotivationen föll från 56% till 36%.

Ett av de största problemområdena med distansarbete är kommunikation och specifikt att medarbetare har svårt att veta vad som förväntas av dem varje dag. På kontor är det samtidigt lätt för hela teamet att kommunicera med varandra och dela prioriteringar.

Sätt upp en tydlig kommunikationsplan som visar hur och när chefer och medarbetare kommunicerar för att motivera medarbetare. Frågor ni kan ställa er själva inkluderar: Har ni ett “standup”-möte varje morgon där ni går igenom dagens händelser? Kommunicerar ni främst genom e-post eller Slack? Kan medarbetare hålla pauser där de fokuserar på jobbuppgifter istället för att hela tiden vara anträffbara?

2. Håll regelbundna uppdateringsmöten

Medarbetare kan uppleva mycket stress och press då de arbetar hemifrån, speciellt i corona- och ekonomiskt dåliga tider. Man oroar sig för om arbetsplatsen är i farozonen, ekonomisk press och mental stress.

Föräldrar är i en särskilt utsatt situation ifall de har barn hemma. Dessutom tar distansarbete bort en del av fördelarna med att arbeta på en och samma plats. Man känner inte att man har samma utbyte med de övriga i teamet och det är lätt att tappa fokus på syftet med arbetet.

Om man inte heller känner att man utvecklas och lär sig från sitt team eller får uppskattning för sitt arbete kan medarbetare snabbt känna sig omotiverade. Hur kan du då skapa mer samhörighet med de andra i teamet? Hur kan du visa att varje arbetsroll har ett viktigt syfte i er organisation? Håll regelbundna (t.ex. veckovisa) möten där ni svarar på frågorna:

1. Vilka uppgifter fokuserar du på just nu?
2. Behöver du extra stöd med något? Hur kan vi hjälpa dig?
3. Vad är du mest stolt över den här veckan? Varför?
4. Vad är dina mål för den här veckan? Hur hjälper det hela teamet att lyckas?

3. Låt medarbetare experimentera och lösa problem

När du skapar en fungerande distansarbetsmiljö ska du till en viss del fokusera på processer och regler. Ramar behövs absolut för att medarbetare ska kunna prestera på bästa sätt! Men om processer är för strikta kväver de kreativiteten och dödar motivationen. Ge istället rum för medarbetaren att även (förutom hens normala arbetsuppgifter) experimentera och problemlösa.

I boken “Primed to Perform” (2015) visar författarna Neel Doshi och Lindsay McGregor hur effektivt det kan vara att låta medarbetare problemlösa för att motivera medarbetare. Doshi och McGregor jobbade under finanskrisen år 2008 med team i finansbranschen. Under den här perioden var det flera företag som helt enkelt inte visste hur de skulle förhålla sig till den nya situationen. De frös och gick i värsta fall under. Samtidigt presterade de team som Doshi och McGregor jobbade med 200% bättre än genomsnittet. Motivationen växte med hela 45 poäng.

För att identifiera problem och skapa en kultur där medarbetare känner att de kan tackla och lösa de här problemen, diskutera med ditt team hur ni kan:

• Bättre tjäna era kunder och effektivare lösa deras problem.
• Identifiera något som inte fungerar nu och lösa det.
• Växa trots rådande omständigheter.

4. Bygg företagskulturen på distans

Ett av de största problemen med distansarbete är att medarbetare känner sig ensamma. Motivation och arbetsglädje går hand i hand - ensamma och isolerade medarbetare kommer förr eller senare att känna sig omotiverade.

Här gäller det att bygga upp en arbetskultur där medarbetare känner sig inkluderade. Till exempel kan ni ha en Slack-kanal där medarbetare kan dela med sig av nyheter, framgångar och roliga memes, om det passar in i er kultur.

En annan idé är att hålla distansevenemang, såsom After Work-events eller utbildningstillfällen. Veckovisa idrottsaktiviteter på distans (t.ex. yogaklasser) kan vara ett väldigt effektivt sätt att bygga kultur, för att inte nämna vänskapliga tävlingar, som löputmaningar eller spelkvällar.

Evenemangen ska självklart även ta i beaktande olika hinder att delta. Föräldrar kan ha svårt att ta en ledig kväll, medan personer med rörelsehinder kan behöva stöd för att kunna delta i idrottsevenemang.

5. Visa att du värdesätter motivation och engagemang - mät den!

Vad ett företag mäter ger starka signaler för vad det är som företaget värdesätter. Visa medarbetare att ni värdesätter motivation och engagemang genom att mäta den med ett digitalt verktyg.

Med vårt eget verktyg kan du mäta temperaturen på er arbetsplats för att se hur engagemanget ser ut. Om temperaturen går ner finns det att förbättra - och du kan enkelt identifiera team som inte mår bra.

Du kan även lägga upp avstämningar där du tillsammans med medarbetare går igenom vad det är som ökar eller minskar deras motivation. Ni kan skapa en att göra-lista och implementera förändringar som hjälper hålla motivationen på hög nivå.

‍En av våra kunder, Heimstaden, hade skyhöga motivationsvärden under hela coronapandemin. Som Heimstadens HR-avdelning förklarar kunde de snabbare identifiera problemområden med hjälp av Winningtemp:

‍“Vi började skicka frågorna varannan vecka, vilket vi även beslutat oss för att göra under en tid framöver. Då får vi också in information som vi nog inte fått in annars. Nästa gång det blir en kris, även om den inte blir lika stor som COVID-19, vet vi hur värdefullt det är att skicka ut extra frågor och se hur folk mår.”

6. Markera arbetsdagens slut varje dag

Slutligen var en av effekterna under våren med coronapandemin att allt fler arbetade längre än vad de normalt skulle ha gjort. Överarbetade medarbetare kan snabbt tappa gnistan, så där är det av största vikt att du som arbetsgivare går in och skapar tydliga strukturer.

Avsluta dagen på ett tydligt sätt för att göra det lättare för medarbetare att skilja på arbete och fritid. Håll ett teamsamtal eller skicka ut ett förinställt mail och be medarbetare att undvika använda chattar och dylikt sent på kvällen. Så skapar du nöjda medarbetare som känner sig motiverade och presterar bättre.