Medarbetarsamtal - Hur, var, när?

Medarbetarsamtal kan kännas svåra. Vad för typer av medarbetarsamtal ska du hålla? Och när håller du vart och ett? Samtidigt är medarbetarsamtal så otroligt viktiga. Du för dialog med dina medarbetare, mottar deras feedback och får dem att känna sig delaktiga. Nyfiken på 5 typer av medarbetarsamtal som hjälper dig skapa ett engagerat team? Läs vidare!

Hur one-on-ones hjälper dig bygga en välmående organisation

One-on-ones är ett måste för en välmående arbetsplats. Varför då? Jo, en undersökning av 20000 medarbetare som publicerades i Forbes visar betydelsen väldigt konkret. One-on-ones som hålls varannan vecka minskar risken för att medarbetare känner sig utbrända med hela 84%. Men endast 51% av medarbetare säger att deras arbetsgivare är bra på att lyssna på dem.

Samtidigt, när företag är aktiva, tar i bruk olika metoder och lyssnar på medarbetare ofta höjs medarbetarengagemanget med 1250%. Utöver det här säger 24% av medarbetare att de skulle lämna en arbetsgivare som inte gav dem tillräcklig feedback. Å andra sidan säger 68% av medarbetare som får regelbunden och tillräcklig feedback att de känner sig nöjda med sin arbetsplats.

Enligt en studie av Wakefield Research vill fler än hälften av kontorsarbetare delta i prestationsavstämningar i varje fall en gång per månad. 94% föredrar att chefen återkopplar i realtid. Så, de här siffrorna visar hur viktiga one-on-ones är. Men hur håller du dem på rätt sätt? Läs vidare!

Hur ofta ska du hålla one-on-ones?

Bra fråga! En stor miss som många företag gör är att de håller ett samtal per år. Sedan kan man hålla några sporadiska one-on-ones under årets lopp, men det finns inte riktigt någon strategi som backar upp. Årliga medarbetarsamtal blir nämligen snabbt en utvärdering av medarbetarens prestation. Engagemanget och förtroendet faller helt bort.

Håll istället kontinuerliga medarbetarsamtal där du diskuterar medarbetarnas prestation, utvecklingsmöjligheter, mål och trivsel. En bra tumregel är att i alla fall hålla kvartalsvisa medarbetarsamtal med avstämningar varje eller varannan vecka.

Hur ska dina one-on-ones se ut?

Du kan inkludera element från olika typers samtal i dina kvartalsvisa medarbetarsamtal, såsom målstyrning och utvecklingssamtal. Sedan kanske du även vill hålla ett separat lönesamtal och ibland diskutera på gruppnivå för att bygga en väloljad maskin. Här nedan tar vi en titt på de olika samtalstyperna.

5 olika typer av medarbetarsamtal

Vilka är de fem olika typerna av medarbetarsamtal? Jo, medarbetarsamtal, utvecklingssamtal, målstyrningssamtal, lönesamtal och grupputvecklingsmöten. Här är vad du behöver veta om varje samtalstyp.

1. Medarbetarsamtal - Ett paraplybegrepp för olika samtal

Medarbetarsamtal, one-on-ones mellan ledare och medarbetare, används som ett paraplybegrepp för olika typers medarbetarsamtal. Tanken är att man pratar igenom arbetssituationen, till exempel hur medarbetarna mår, vad de gör bra och vad som kan förbättras, samt hur ledarskapet kan utvecklas.

Medarbetarsamtal checkar av flera punkter. De främjar medarbetarnas mående, engagemang, trivsel, arbetsglädje och känslan av tillhörighet. Samtidigt bygger du en konstant dialog och gör det så mycket enklare att leda. Och du har ständigt koll på vad som sker i organisationen.

2. Utvecklingssamtal - Hjälp medarbetare nå sin potential

Utvecklingssamtal är samtal med målet att hjälpa medarbetare växa och samtidigt få feedback från medarbetaren. Här är de olika dialogerna du kan hålla under ett utvecklingssamtal:

Prestationsutvärderingar

Tanken med prestationsutvärderingar är att granska det senaste kvartalet och reflektera över prestationer och lärdomar. Några av frågorna du kan ställa är:

Vilka resultat från det här kvartalet är du mest stolt över?”Vilka mål uppnådde du? Hur uppnådde du dem?”

Feedback från medarbetare

En annan viktig dialog är att be medarbetaren om uppriktig feedback som hjälper dig som ledare att förstå dina styrkor och svagheter. Hur kan du göra kommunikationen bättre? Vad anser medarbetaren att du som ledare kan göra för att stödja dina medarbetare?Ett par av frågorna du kan ta upp är:

Vad kan jag göra bättre för att hjälpa dig att nå dina mål?”Vad behöver du av mig för att lyckas?”

3. Målstyrningssamtal - Diskutera och sätt rätt mål

Målstyrningssamtal handlar om att diskutera mål och sätta mål för medarbetare, team och hela organisationen. Men varför är målstyrningssamtal så viktiga? Forskning publicerad i Journal of Applied Psychology visar att medarbetare som känner att deras arbete har en betydelse för företagets framgång även presterar bättre. Tack vare konkreta mål kan de se syftet i och vikten av sitt arbete. Vi på Winningtemp rekommenderar att er organisation använder sig av OKR- och SMART-målstyrning. Effektiva frågor att ställa under ett målstyrningssamtal inkluderar:

Finns det för tillfället någon flaskhals som hindrar dig från att nå dina mål?”Vilka andra resurser behöver du?”

4. Lönesamtal - Förhandla löner och arvoden

Lönesamtal är den fjärde typen av medarbetarsamtal. Här gäller det att tala igenom medarbetarens utveckling och mål. Fokuset ligger starkt på prestation - inte person. Syftet är att gå igenom medarbetarens prestation. Ni kommer gärna överens om en lön båda är nöjda med. Ifall medarbetaren ändå inte är det, förstår hen i alla fall hur du kommit fram till en viss summa. För att kunna bestämma en rimlig lön är det också väldigt viktigt att du regelbundet håller utvecklings- och målstyrningssamtal. Med Winningtemps avstämingsfunktioner blir det lätt att samla all information på ett ställe.

5. Grupputvecklingsmöten - Utvecklas som ett team

En medarbetarsamtalstyp som inte används lika ofta är grupputvecklingsmöten. Här handlar det om att utvecklas som team istället för på individnivå. Teamet diskuterar igenom vad som gått bra och vad som kan förbättras, hur kommunikationen fungerar och vad som kan skötas effektivare. Eftersom grupputvecklingsmöten inte är lika personliga är det här extra viktigt att du håller koll på hur gruppen mår och känner. Ett bra knep är att använda Winningtemps temperaturmätningar, som visar medarbetares välmående i realtid.

6. Avstämningar

Avstämningar är one-on-ones du håller varje eller varannan vecka för att följa upp på hur medarbetaren mår och presterar. Genom att arbeta med en färdig mall för hur varje avstämning ser ut och automatisera mötena i din kalender sparar du en massa tid och energi på mötesplanering. Några av de frågor du kan lägga upp i din avstämningsmall är:

Berätta om förra veckan. Hur var den?”Vad är dina planer för nästa vecka?”Finns det något du vill diskutera med mig?”

Hur lägger du upp dina medarbetarsamtal?

Så, nu vet du vad för typer av medarbetarsamtal du kan hålla, hur ofta du ska hålla dem och varför. Men hur bygger du effektivt upp en dialog? Hur ställer du bra frågor som får genomtänkta svar? Ladda ned våra mallar med färdiga frågor för medarbetarsamtal för att lära dig vilka frågor som stöder medarbetare att sätta rätt mål, nå sin potential och känna sig engagerade.