Vad är agil HR i praktiken?

Vi går in i en tid där företags arbetsgivarvarumärke är A och O och hårdvalutan är de talanger som verksamheter lyckas knyta till sig och behålla. Agila arbetsprocesser, tvärfunktionella team och kontinuerligt arbete med medarbetarupplevelsen står högt upp på agendan för många verksamheter. Målet är att öka engagemanget, effektiviteten och lojaliteten hos medarbetare. I detta arbete har HR, med sitt unika helikopterperspektiv, en väsentlig roll. Vi ska förklara vad agil HR innebär i praktiken och hur ledarskapet påverkas av ett agilt arbetssätt.I en värld där allt går snabbare behöver organisationer implementera nya arbetsprocesser för att bibehålla sin konkurrenskraft. För att uppnå högre effektivitet arbetar många IT-avdelningar utefter ett agilt arbetssätt. Även andra funktioner har börjat ta till sig av den agila läran. Inte bara för att skapa produktivitet, utan också för att attrahera, utveckla och behålla sina medarbetare. Eftersom agilt arbete handlar lika mycket om arbetsprocesser som förhållningssätt och kultur har HR en viktig roll eftersom de mänskliga resurserna är deras expertisområde.

Ett agilt arbetssätt kräver agilt ledarskap

Att jobba agilt betyder i stora drag: mindre projektgrupper, autonoma medarbetare, täta avstämningar och projektleveranser uppdelade i korta iterationer. Varje del av ett projekt är framtagen utifrån de lärdomar som ett team har fått tillsammans på vägen. Det agila arbetssättet handlar även om att medarbetarna utövar självledarskap och därigenom driver projekten själva. Det finns därmed inget behov av ledare som pekar med hela handen. Tvärtom. Teamen säkerhetsställer att de är sammansatta med rätt kompetens, agerar efter transparenta mål och om det kör ihop sig så behöver de en ledare som bidrar med kunskap och stöttning. Ledare behöver därmed inta en coachande roll där deras huvudmål är att ge förutsättningar för de självständiga teamen att prestera på topp.Det agila ledarskapet kräver en hög närvaro bland medarbetarna. Ledaren bör alltid finnas tillgänglig, ha örat mot medarbetarna och prioritera sin arbetstid kopplat till deras behov. Detta är ett stort ansvar för en ledare att axla på egen hand. Det innebär att ledaren måste ha förmågan och tiden att snappa upp känslan i teamet och bland medarbetarna. De måste också finnas tid för samtal och avstämningar. Om chefen blir uppbundna i möten, har långa svarstider och blir tvungna att ställa in avstämningar och medarbetarsamtal blir ledaren en stoppkloss och teamet tappar fart. Det kan också leda till att medarbetaren inte känner sig sedd och upplever en osäkerhet kring företagets riktning.

Agil HR i praktiken

Det är här agil HR kommer in i bilden. Agil HR handlar om att utmana de metoder och verktyg som idag används i en organisation. Det kan vara allt ifrån att förändra hur man arbetar med rekrytering, medarbetarsamtal, medarbetarundersökningar och målsättning. Om en organisation vill utöva ett agilt arbetssätt där medarbetarna håller ett högt tempo fungerar exempelvis inte glesa utvecklingssamtal. Det fungerar inte heller att ha årliga medarbetarundersökningar för att ta reda på hur organisationen mår.Agil HR i praktiken handlar om att HR ser över traditionella arbetssätt såsom exempelvis:

• Årliga medarbetarundersökningar. Att samla in insikter från medarbetare i realtid är ett mer proaktivt arbetssätt som resulterar i att ledaren får en helhetsbild över hur teamet mår. Ledaren får därmed ett konkret verktyg som låter dem agera i tid, helst innan eventuella problem uppstår.
• Årliga medarbetarsamtal. Ge istället ledaren möjligheten att utföra kontinuerliga, digitala avstämningar på löpande basis. På så sätt får medarbetaren snabb feedback som gör att de direkt kan påverka sin arbetssituation.
• Den traditionella vattenfallsrekryteringen. Applicera istället en agil rekryteringsprocess för att ge kandidater en snabb återkoppling och därigenom en bättre kandidatupplevelse. Detta tillvägagångssätt leder också till en mer effektiv och snabbfotad rekryteringsprocess.

HR bidrar till affärsnytta

Från att HR har hanterat mycket av det personaladministrativa arbetet börjar organisationer ta tillvara på deras unika och strategiskt viktiga kompetens. HR är den avdelning vars största fokus är medarbetarna och med deras kunskaper kan de påverka och förändra hela organisationen – om de får utrymme och möjlighet att göra det.Att jobba med agil HR handlar om att effektivt påverka medarbetarupplevelsen på företaget, till och med ner på individnivå. Täta avstämningar med medarbetare istället för glesa medarbetarsamtal skapar större förutsättningar för att lyckas med det agila arbetssättet. Likaså är temperaturmätningar en bättre metod än medarbetarundersökningar för att få en rättvis bild av medarbetares välmående och utveckling. Detta hänger också ihop med att HR kan visa upp medarbetardata för att förankra sina kärnfrågor på strategisk nivå. Genom att visualisera datan i grafer, rapporter och nyckeltal får HR möjlighet att påvisa i vilken utsträckning deras arbete skapar affärsnytta, och frågan får därmed den bäring den förtjänar.

Sammanfattning

Den direkta och mycket viktiga kontakten mellan organisationen och medarbetarna sker oftast via ledarna. Något som präglar en stor del av medarbetarnas upplevelse av arbetsplatsen. Istället för att lägga allt ansvar på ledare kan många verksamheter bli bättre på att tillhandahålla ledarna med rätt verktyg och arbetssätt. Det är här agil HR kommer in i bilden. Genom att jobba med agil HR blir effekten att företaget stärker medarbetarupplevelsen. En bättre medarbetarupplevelse påverkar företagets kostnader eftersom antalet sjukskrivningar och uppsägningar minskar då missnöjda medarbetare är lika med dyra medarbetare. Ger företagsledningen HR en mer holistisk och strategisk roll så kan ledarna dra fördel av HR’s unika helikopterposition och därmed bli tillhandahållna med verktyg som gör att de får indikationer kring medarbetarnas upplevelse. På så sätt skapas en företagskultur som lockar talangerna som får företagen att hänga med in i framtiden.