Zo ontdekt Orkla verbeterpunten door middel van een sterke feedbackcultuur

Orkla IT is een bedrijf dat verschillende IT-expertisegebieden samenbrengt en werkt aan het leveren van IT-diensten aan de bedrijven van Orkla. Met meer dan 170 medewerkers wilde HR-directeur Liv S. Isaksen een platform dat brede inzichten gaf in de werkomgeving en tevredenheid van medewerkers.

Volgens haar heeft het bedrijf altijd al de focus gehad op het opbouwen van een goede werkomgeving met een platte structuur, behulpzame collega's en een open sfeer. Maar het was moeilijk om te weten of dit echt klopte, alleen gebaseerd op grote medewerkersonderzoeken om de twee jaar.

Ze hadden bijgewerkte, goede, relevante en betrouwbare gegevens nodig. Hier kijken we nader naar hoe Orkla IT precies dat kreeg en hoe de gegevens verbeterpunten onthullen.

‍

Anonieme en frequentere onderzoeken waren nodig

Veel bedrijven voeren medewerkersonderzoeken één keer per jaar of minder vaak uit. Dit geeft inzicht in hoe medewerkers zich op dat moment voelen. Het probleem is dat er in een jaar veel kan gebeuren. Dit laat ruimte voor problemen om te escaleren voordat ze worden aangepakt.

Het is ook belangrijk om na te denken over de anonimiteit van medewerkers. Medewerkers die vragen over management en tevredenheid beantwoorden onder hun volledige naam, zullen in veel gevallen hun antwoorden "verfraaien". Dit kan te wijten zijn aan angst voor gevolgen of een slechte sfeer.

Orkla IT had geen twijfel dat zowel frequentie als anonimiteit een belangrijke rol voor hen speelden:

We hadden meer frequente onderzoeken nodig die de pols "hier en nu" voelden. Tegelijkertijd wilden we medewerkers de mogelijkheid geven om anoniem en vaker feedback te geven.

‍

De oplossing die Orkla IT hielp – zelfs tijdens de pandemie

Gelukkig voor Orkla IT was de oplossing niet ver weg. Net voor de pandemie uitbrak in 2020 implementeerden ze het Winningtemp-platform. Dit stelt bedrijven in staat om de pols van de tevredenheidsniveaus van medewerkers op een intuïtieve manier te voelen, en vooral – anoniem.

Winningtemp gaf ons een tool die eenvoudig te gebruiken was, zowel voor HR als managers. Plotseling kregen we waardevolle inzichten door middel van real-time gegevens.

Polsonderzoeken gaven het management van Orkla IT waardevolle inzichten tijdens de pandemie. En niet in het minst, de mogelijkheid om dichter bij de medewerkers te komen in een tijd die voor velen uitdagend was.

De resultaten weerspiegelden de samenleving, en de pijlen bewogen mee met hoe streng de beperkingen waren. Weinig sociaal contact en alleen thuiswerken betekende voor velen een lagere motivatie, werkplezier en betekenis. Het was toen belangrijk om samen te praten. Winningtemp hielp ons hierbij.

‍

Van scepsis naar omarming

Het implementeren van nieuwe systemen of platforms kan in het bedrijf met weerstand worden ontvangen. Dit ervoer Orkla IT in zekere mate ook.

Verschillende van onze managers waren aanvankelijk sceptisch, vooral over het gemeten worden, maar zijn nu positief en gebruiken het actief in hun management. Vandaag hebben we een hoge responspercentage en geven medewerkers aan dat het snel en eenvoudig is om te reageren.

Orkla IT koos er ook voor om de vragen die werden verstuurd aan te passen, aangezien niet alle categorieën even relevant waren. Met een sterke IT-expertise, ook binnen Data Analytics en Cyber Security, was het bovendien natuurlijk om vragen te stellen over de validiteit, kwaliteit en anonimiteit (privacy) van Winningtemp.

Het was goed om te weten dat de vragen gebaseerd zijn op onderzoek en dat ze AI-gegenereerd zijn naar medewerkers en patronen kunnen herkennen en voorspellen op bepaalde gebieden. Het is waardevol en noodzakelijk om goede kwaliteitsonderzoeken te hebben en om gegevens en resultaten te kunnen vergelijken met andere bedrijven en sectoren.

‍

Alles meten van psychologische veiligheid tot diversiteit

Tevredenheid op de werkplek hangt af van veel verschillende factoren en Winningtemp biedt brede inzichten in deze. Volgens de HR-directeur van Orkla IT maken managers goed gebruik van het systeem en hebben ze de gegevens ook op hun teamvergaderingsagenda staan.

Een jaar geleden heeft het bedrijf een upgrade uitgevoerd naar Winningtemp PRO (Empower-pakket), omdat ze inzicht wilden in diversiteit, inclusie, gelijkheid, duurzaamheid en innovatie. Dit zijn ook belangrijke factoren die de medewerkerstevredenheid beïnvloeden.

Onlangs hebben we een workshop gehouden met alle managers over het thema psychologische veiligheid. We scoren vandaag zeer hoog op dit gebied. Het is echter een belangrijk onderwerp voor ons vanwege ons doel om een werkplek te creëren waar iedereen thuishoort – ongeacht achtergrond en wie ze zijn.

In de strategie van Orkla IT vooruit, zullen ze werken aan het bereiken van goede samenwerking tussen teams. In dit opzicht denkt Isaksen dat de PRO-categorie "cross-functionele samenwerking" nuttig zal zijn.

‍

Verbeterpunten ontdekt

Voor Orkla IT heeft Winningtemp ook geholpen bij het identificeren van verbeterpunten. Hierdoor kunnen problemen in een vroeg stadium worden aangepakt.

Ons constante verbeterpunt is de categorie "persoonlijke ontwikkeling" geweest. Daarom hebben we het afgelopen jaar veel gewerkt aan het opbouwen van functiedefinities, rollen en loopbaantrajecten, evenals het ontwikkelen van ons "learning & development"-beleid. We hopen dat dit helpt om de categorie te versterken.

Isaksen wijst er ook op dat duurzaamheid en innovatie hoger op de agenda moeten komen en dat dit een onderwerp was op een recente conferentie die ze hadden. In de toekomst zal het belangrijk voor hen zijn om goede werkmethoden op deze gebieden te ontwikkelen.

Vorig jaar zijn we ook begonnen met het meten van ENPS, omdat we een hogere verloop ervoeren en zagen dat ENPS een indicatie kon zijn dat medewerkers op het punt stonden het bedrijf te verlaten.

‍

Over het algemeen zijn de resultaten goed!

Het doel van Orkla IT om een goede werkcultuur te hebben bleek gelukkig meer te zijn dan alleen een goed voorgevoel. De aannames die ze hadden op basis van mondelinge feedback bleken te kloppen.

We zijn er trots op dat we de afgelopen drie jaar, ondanks de pandemie, organisatieveranderingen en veel nieuwe collega's, consequent goede resultaten hebben behaald en boven INDEX hebben gestaan op de meeste parameters.

Volgens de HR-directeur zijn de sterkste gebieden van het bedrijf leiderschap, autonomie en teamgeest. Ze wijst erop dat de relatie tussen leidinggevende en medewerker bekend staat als cruciaal voor een goede werkomgeving en dat ze betrokken leiders hebben die vertrouwen geven aan medewerkers. Dit creëert goede dynamiek en autonomie op de werkplek.

We begonnen in 2020 met het meten van de totale score als een KPI. Het doel was om boven INDEX te blijven, wat we drie jaar lang hebben gedaan.

‍

Goede feedbackcultuur en nauwer contact met medewerkers

Na de implementatie van Winningtemp heeft Orkla IT ervaren dat ze dichter bij de medewerkers kwamen, wat een goede feedbackcultuur faciliteert.

Volgens Liv S. Isaksen ontwikkelen managers zich ook om goed te worden in het geven en ontvangen van feedback. De opmerkingen die ze ontvangen zijn zeer waardevol, omdat ze nog meer informatie en een indicatie geven van waar ze zich op moeten richten. Ze streven ernaar dat iedereen die opmerkingen geeft binnen korte tijd een antwoord krijgt. Ze legt uit dat Winningtemp het makkelijker maakt om verbeterpunten te identificeren en de ontwikkeling te volgen.

Door middel van polsonderzoeken vinden we onze sterke punten en verbeterpunten, voor de hele organisatie, maar ook binnen elk team.

Wilt u de pols van uw bedrijf voelen en eventuele probleemgebieden ontdekken? Bestel vandaag nog een gratis demo van Winningtemp!

‍